英語の不在通知メール例文集｜出張・休暇・会社休業に使える自動返信テンプレート

出張や休暇、会社の休業など、さまざまな場面で使える英語の不在通知メール（自動返信メール）の例文を、英日対訳でわかりやすくまとめました。

シンプルな短文メッセージから、状況に応じたフォーマルな文面まで幅広くご紹介。コピー＆ペーストですぐ使える、便利なテンプレート集です。

すぐ使える短文テンプレート

まずは、出張や休暇などで不在時にすぐ使える、汎用性の高い短文テンプレートをご紹介します。自動返信メールにそのまま使える、シンプルで便利な表現です。

Subject: Out of Office – Returning on August 27

Thank you for your email. I am currently out of the office and will return on August 27. I will respond when I return.

ご連絡ありがとうございます。現在不在にしており、8月27日に出社予定です。出社した際にご返信いたします。

メールの確認ができない場合

メール確認ができない状況では、以下の表現を使えば返信できないことを丁寧に伝えつつ、相手に不安を与えずに済みます。

Subject: Out of Office – Returning on August 27

Thank you for your email.

I am currently out of the office and will be returning on Aug 27. During this period, I will not have access to email. For urgent matters, please contact Taro Yamada at taroyamada@jmail.com. Otherwise, I will respond to your email when I return.

Best regards,
Kenji Tanaka

お世話になっております。

ご連絡ありがとうございます。現在不在にしており、8月27日に出社予定です。不在中はメールの確認ができません。急ぎのご用件は山田太郎 (taroyamada@jmail.com）までご連絡ください。それ以外の場合は、出社した際に折り返しご連絡いたします。

よろしくお願いいたします。
田中健司

メールの確認できるが返信が遅れる場合

外出中や業務の都合で、メールは確認できるものの返信が遅れる場合は、その旨をやわらかく伝えることで、相手の不安を和らげることができます。

Subject: Out of Office – Returning on August 27

Thank you for your email.

I am currently out of the office and will be returning on Aug 27. During this period, I will have limited access to email and may experience delays in responding to your message. For urgent matters, please contact Taro Yamada at taroyamada@jmail.com.

Best regards,
Kenji Tanaka

お世話になっております。

ご連絡ありがとうございます。現在不在にしており、8月27日に出社予定です。不在中はメールへの確認がすく出来ず、お返事が遅くなる見込みです。急ぎのご用件は山田太郎 (taroyamada@jmail.com）までご連絡ください。

よろしくお願いいたします。
田中健司

不在理由別の表現

不在の理由を具体的に明示すれば、より相手に納得感を与え、信頼のある印象を残せます。以下は、出張・休暇・病欠など、よくある不在理由に応じた英語表現です。

理由	英語表現
出張	I am currently out of the office on a business trip.
年次休暇	I am currently out of the office on annual leave.
病欠	I am currently out of the office on sick leave.
産休	I am currently out of the office on maternity leave.

会社が休業している場合

自分個人ではなく、会社全体が休業している場合は、その旨を明確に伝える必要があります。以下の表現は、夏季休業や年末年始などの全社的な休業時に使えます。

Subject: Office Closed for Summer Break – Back to Work on Aug 17

Thank you for your email.

Our office will be closed from Aug 11 to Aug 16 for summer break. We will respond to your message when we are back to work on Aug 17.

Best regards,
Kenji Tanaka

お世話になっております。

ご連絡ありがとうございます。8月11日から8月16日まで夏季休業とさせていただきます。 いただいたメッセージにつきましては、8月17日の業務再開後にご返信いたします。

よろしくお願いいたします。
田中健司

休業理由別の表現

祝日や天候など、会社の休業理由を具体的に伝えることで、相手の理解を得やすくなります。以下は、よくある休業理由に応じた英語フレーズの一覧です。

理由	英語表現
祝日	Our office will be closed for a national holiday.
3連休	Our office will be closed for a 3-day weekend.
ゴールデンウィーク	Our office will be closed for the Golden Week holidays.
夏季休業	Our office will be closed for summer break.
お盆休み	Our office will be closed for the Obon holidays.
お正月	Our office will be closed for the New Year’s holidays.
年末年始休業	Our office will be closed for the Year-End and New Year holidays.
台風	Our office will be closed due to the typhoon.
大雪	Our office will be closed due to the heavy snow.

「until」の使い方

「I will be out of the office until August 27」は、英語ネイティブにとっては「8月27日には出社している」意味になります。しかし、非ネイティブには「8月27日まで不在＝28日に出社」と誤解されることもあります。「returning on August 27」と実際に出社する日を明記することで、誰にでも誤解なく伝わります。

まとめ

英語の不在通知メールは、ちょっとした気づかいで相手に安心感を届ける大切なツールです。このページでは、出張・休暇・会社休業など、さまざまな場面に合わせて使えるテンプレートを英日対訳で紹介しました。

すぐに使える文例ばかりなので、必要なときにサッと使ってみてくださいね。