英語で不在通知メールは「out-of-office message」と言います。ここではシンプルですが、ビジネスで実用度抜群の例文を3つ紹介します。ぜひ参考にしてくださいね。
自動返信メールに最低限次の情報を記載すれば相手に安心感を与えます。また、今回紹介する例文には私たち日本人には難しい「until」は使用していません。代わりに実際に出社する日を記載し、誰が読んでも誤解のないようなシンプルな内容に仕上げています。
- お礼 (Thank you)
- 不在の期間 (Period of absence)
- 出社日 (Office attendance day)
- 緊急時の連絡先 (Emergency contact information)
参考 「until」はその日を含むのか、含まないか文脈によって変わってくるため読み手に誤解を与えてしまう可能性があります。取引先はネイティブスピーカーばかりではないと思いますので、シンプルに出社する日を記載することをお勧めします。
不在中にメールのチェックが出来ない
Thank you for your email.
I am currently out of the office and will be returning on Aug 27. During this period, I will not have access to email. For urgent matters, please contact Taro Yamada at taroyamada@jmail.com. Otherwise, I will respond to your email when I return.
Best regards,
Kenji Tanaka
(日本語訳)
お世話になっております。
ご連絡ありがとうございます。現在不在にしており、8月27日に出社予定です。不在中はメールの確認ができません。急ぎのご用件は山田太郎 (taroyamada@jmail.com）までご連絡ください。それ以外の場合は、出社した際に折り返しご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
田中健司
参考 不在の理由も記載したい場合は以下のように変更できます。
- 出張：「I am currently out of the office on a business trip… (出張の為)」
- 年次休暇：「 I am currently out of the office on annual leave… (年次休暇の為)」
- 病欠：「I am currently out of the office on sick leave… (病欠の為)」
- 産休：「I am currently out of the office on maternity leave… (産休の為)」
参考 急ぎの場合、自分の携帯電話に連絡して欲しい場合は、最後の一文を変更してください。
- 携帯に連絡：For urgent matters, please contact me on my cell phone at (XXX-XXXX-XXXX).
不在中にメールはチェックできるが返事が遅れる
Thank you for your email.
I am currently out of the office and will be returning on Aug 27. During this period, I will have limited access to email and may experience delays in responding to your message. For urgent matters, please contact Taro Yamada at taroyamada@jmail.com.
Best regards,
Kenji Tanaka
(日本語訳)
お世話になっております。
ご連絡ありがとうございます。現在不在にしており、8月27日に出社予定です。不在中はメールへの確認がすく出来ず、お返事が遅くなる見込みです。急ぎのご用件は山田太郎 (taroyamada@jmail.com）までご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
田中健司
参考 不在の理由も記載したい場合は以下のように変更できます。
- 出張：「I am currently out of the office on a business trip… (出張の為)」
- 年次休暇：「 I am currently out of the office on annual leave… (年次休暇の為)」
- 病欠：「I am currently out of the office on sick leave… (病欠の為)」
- 産休：「I am currently out of the office on maternity leave… (産休の為)」
参考 急ぎの場合、自分の携帯電話に連絡して欲しい場合は、最後の一文を変更してください。
- 携帯に連絡：For urgent matters, please contact me on my cell phone at (XXX-XXXX-XXXX).
会社が休み
Thank you for your email.
Our office will be closed from Aug 11 to Aug 16 for summer break. We will respond to your message when we are back to work on Aug 17.
Best regards,
Kenji Tanaka
(日本語訳)
お世話になっております。
ご連絡ありがとうございます。8月11日から8月16日まで夏季休業とさせていただきます。 いただいたメッセージにつきましては、8月17日の業務再開後にご返信いたします。
よろしくお願いいたします。
田中健司
参考 休業の理由は以下のように適宜変更できます。日本語の「年末年始休業」に対応する英語表現として、「年末休業 (the year-end break)」または「年始休業 (the New Year break)」のどちらかを使用することが一般的です。どちらかを言えば年末年始で休業していることが明らかだからです。
- 祝日：「 for a national holiday. (祝日の為)」
- 3連休：「for a 3-day weekend. (3連休の為)」
- ゴールデンウィーク：「for the Golden Week holidays. (ゴールデンウィークの為)」
- 夏季休業：「for summer break. (夏季休業の為)」
- 夏季休暇：「for summer holidays. (夏季休暇の為)」
- お正月：「for the New Year’s holidays. (お正月の為)」
- 年末休業：「for the year-end break. (年末休業の為)」
- 年末休暇：「for the end of year holidays. (年末休暇の為)」
- 年始休業：「for the New Year break. (年始休業の為)」
- 年始休暇：「for the New Year holidays. (年始休暇の為)」
- 台風の為：「due to the typhoon. (台風の為)」
- 大雪の為：「due to the heavy snow. (大雪の為)」
参考 休業明けのため、返事が遅れる可能性がある場合は「Kindly expect some delays in our response.」とメールの最後に追記できます。
まとめ
今日は、英語の不在通知メールを紹介しました。紹介した3つの例文はシンプルで使いやすいと思いますので、ぜひ活用してくださいね。
