英語でフォローアップメールを送りたいけれど、
「返信がない相手に、どんな英語のビジネスメールを書けばいいのか分からない」
「催促メールになりすぎない、ちょうどいい言い方が知りたい」
と感じたことはありませんか。
ビジネス英語では、follow up（フォローアップ） を使って、相手に失礼なくリマインドするメールを書く場面がよくあります。ただ、表現を誤ると、強い催促メールのように受け取られてしまうこともあります。
この記事では、まずフレンドリー／フォーマル × 緊急度別の “実務ですぐ使える例文” を紹介し、その後で follow up の意味と使い分け、関連表現、メールのトーンを整えるポイントを解説します。
「英語で丁寧にフォローアップしたい」「返事がない相手に失礼なく催促したい」という方に向けてまとめました。
状況別のフォローアップメール例文（フレンドリー・フォーマル別）
ここでは、ビジネスシーンで使える英語のフォローアップメール（催促メール）の例文を、フレンドリー／フォーマルと緊急度別に紹介します。
フレンドリー 緊急度：低（通常のフォローアップ）
【状況】：輸出者へ 工場からの出荷スケジュールを確認するメールを送ったが、まだ返事がないためフォローアップする。
フレンドリーな口調ですが、ビジネスメールとしての丁寧さを保っています。
- 「wanted to」の使用 → 控えめで丁寧だがフォーマルほど硬くない中間的な表現
- 「I would appreciate any updates」の短縮形 → 「I would appreciate any updates.」は、「I would appreciate it if you could ～」 の簡潔な形で、丁寧ながらも少しカジュアルな感謝を前提にしつつ、ややカジュアルで柔らかい依頼
- 「Looking forward to your reply」 → カジュアル寄りの前向きな締め
- よりフレンドリーにしたい場合 → 短縮形「I’d appreciate any updates」や「I hope you’re doing well」の使用
Hi David,
I hope you are doing well.
I wanted to follow up on my previous email regarding the shipping schedule from the factory. Have you had a chance to check on this? I would appreciate any updates when you have a moment.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Kenji
David様
お世話になっております。
先日のメールでお尋ねした工場からの出荷スケジュールについて、改めてご連絡いたしました。こちら、ご確認いただけましたでしょうか？お時間のあるときに、状況をお知らせいただけますと幸いです。
お返事をお待ちしております。
宜しくお願いいたします。
健司
フレンドリー 緊急度：高
【状況】：輸出者へ輸入通関に必要な原材料情報の確認依頼をするメールを送ったが、まだ返事がない。通関や納期が遅延する可能性があるため緊急にフォローアップする。
フレンドリーな口調を保ちながらも、至急情報が欲しいため、時間指定で返事を要求。
- 「wanted to」＋「urgently」の組み合わせ → 緊急性を伝えつつもフレンドリーさを維持
- 「Could you please provide ～ by 3:00 p.m.」 → Could you please は「I would appreciate it if you could」より直接的で丁寧だがややカジュアル
- 「Looking forward to your reply」 → 緊急でも柔らかさを残す
- フレンドリーさと緊急性のバランス → 短縮形「I hope you’re doing well」などを使うとさらに柔らかくなるが、多用すると緊急性や重要度が伝わりにくくなるので注意
Hi David,
I hope you are doing well.
I wanted to follow up urgently on my previous email regarding the details of the raw materials. Could you please provide the information by 3:00 p.m. Japan Time today? This information is really important to keep the customs clearance process on track, and any delay might cause us to miss the delivery deadline.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Kenji
David様
お世話になっております。
先日お送りした原材料の詳細に関するメールについて、緊急のため改めてご連絡いたします。本日日本時間15:00までに情報をご提供いただけますでしょうか。この情報は通関手続きを円滑に進める上で非常に重要であり、遅れが生じると納期に間に合わない可能性があります。
お返事をお待ちしております。
健司
フォーマル 緊急度：低（通常のフォローアップ）
【状況】：輸出者へ工場からの出荷スケジュールを確認するメールを送ったが、まだ返事がないためフォローアップする。
もう少しフォーマルな表現を使いたい場合は、以下のようなメールが適しています。
- 「would like to」の使用 → 最も丁寧でフォーマルな依頼表現
- 「I would appreciate it if you could ～」 → 感謝を前提にした完全形、フォーマル度が高い
- 「I look forward to your reply」 → フォーマルな締め方
Dear David,
I hope this email finds you well.
I would like to follow up on my previous email regarding the shipping schedule from the factory. Have you had a chance to review this? I would appreciate it if you could provide me with any updates when you have a moment.
I look forward to your reply.
Best regards,
Kenji
David様
お世話になっております。
先日のメールでお尋ねした工場からの出荷スケジュールについて、改めてご連絡いたしました。こちら、ご確認いただけましたでしょうか？お時間のあるときに、状況をお知らせいただけますと幸いです。
お返事をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
健司
フォーマル 緊急度：高
【状況】：輸出者へ輸入通関に必要な原材料情報の確認依頼をするメールを送ったが、まだ返事がない。通関や納期が遅延する可能性があるため緊急にフォローアップする。
フォーマルな英文で、至急情報が欲しいため、時間指定で返事を要求。
- 「would like to」＋「urgently」の使用 → フォーマルさを保ちつつ緊急性を強調
- 「I would appreciate it if you could provide ～ by 3:00 p.m.」 → 時間指定＋感謝を前提にした依頼、最も丁寧でフォーマル
- 「This information is essential ～」の強調表現 → 緊急性を説明的に補強
Dear David,
I hope this email finds you well.
I would like to follow up urgently on my previous message regarding the details of the raw materials. I would appreciate it if you could provide the information by 3:00 p.m. Japan Time today. This information is essential to avoid delays in customs clearance, and any delay could result in missing the delivery deadline.
I look forward to your reply.
Best regards,
Kenji
David様
お世話になっております。
先日お送りした原材料の詳細に関するメールについて、緊急のため改めてご連絡いたします。本日日本時間15:00までに情報をご提供いただけますと幸いです。この情報は通関手続きの遅延を避けるために不可欠であり、遅れが生じますと納期に間に合わない可能性がございます。
お返事をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
健司
フォローアップの基本（意味・使い方）
基本の意味と使い分け
ビジネスメールで follow up を使うときは、follow up（動詞）＋ on（対象） の形が最も一般的です。
たとえば、I would like to follow up on ～ や I’m following up on the email below. のように、
“何についてフォローアップするか” を on でつなぎます。
また、件名では Follow-up（名詞） を使うのが一般的ですが、本文で This is a follow-up email regarding ～ と書くと少し事務的に聞こえます。本文では I would like to follow up on ～ のように動詞句で書くほうが自然です。
以下に、follow up の基本的な使い分けをまとめます。
| 英語表現 | 意味 | 特徴・使い方 | 例文 |
|---|---|---|---|
| follow up | 確認する、進捗を尋ねる | “後で対応する” という広い意味。メール以外でも使える。 | I’ll follow up later. |
| follow-up | フォローアップの〜 | 名詞・形容詞として使う。件名で一般的。 | Subject: Follow-up on our previous email |
| follow up on | 〜について確認する | “内容”に対してフォローアップ。ビジネスで最も自然。今回の例文にも使用。 | I’m following up on my previous message. |
| follow up with | 人に連絡して確認する | “相手”に対してフォローアップ。担当者に連絡するニュアンス。 | I’ll follow up with David. |
フォローアップ時に使える関連表現（check / review / get an update）
「Have you had a chance to ～ ?」は、後半の動詞を変えることで確認のニュアンスを柔軟に調整できます。
| 英語表現 | 意味 | 例文 |
|---|---|---|
| check on | 確認する | Have you had a chance to check on this? |
| follow up on | フォローアップする / 進捗を確認する | Have you had a chance to follow up on this? |
| review | しっかり確認・見直す（少しフォーマルな印象） | Have you had a chance to review this? |
| get an update on | 最新情報を得る / 進捗を確認する | Have you had a chance to get an update on this? |
メールのトーンに影響する重要表現
I want to / I wanted to / I would like to の違い
「I want to ～」、「I wanted to ～」、「I would like to ～」などがありますが、丁寧度の違いがあります。カジュアルとフォーマルの中間に位置するのが、過去形を使った「wanted to」です。日本語でも、例えば「ちょっとお伺いしたかったのですが (=今聞きたいけれど)」と過去形にして丁寧度を増す表現がありますね。
| 英語表現 | 意味 | 丁寧度 |
|---|---|---|
| I want to ～ | ストレートな表現。「〜したい」 | カジュアル |
| I wanted to ～ | 控えめで丁寧。「〜したかったのですが（今もそうです）」 | 中間 |
| I would like to ～ | もっとも丁寧。「ぜひ〜したいのですが」 | フォーマル |
柔らかく状況を尋ねる表現「Have you had a chance to〜？」
「Have you had a chance to ～ ?」 は、相手に状況確認をやわらかく尋ねる表現として、ビジネスでよく使われます。この表現は以下の2つの要素が組み合わさることで、押しつけがましくないフォローアップの表現になっています。
- 「Have you had (現在完了)」：過去の特定の時点ではなく、広い時間枠を含むため、圧迫感が少なく、より穏やかな表現
- 「a chance to」：直接的でなく、控えめで丁寧な印象
結局、「もう～しましたか?」と直接的に尋ねるのではなく、「今まで～する機会はありましたか？」と婉曲に尋ねるた、やわらかい表現となります。
返信が来ない時のフォローアップのポイント（実務者向け）
英語のビジネスメールで、返事がない相手にフォローアップメール（催促メール）を送るときは、ただ follow up するだけでなく、緊急度と相手への配慮のバランスが重要です。
緊急度を分かりやすく伝える
返信が「お時間のある時で大丈夫」なのか、「何時までに必要」なのかを軽く添えておくと、相手も対応しやすくなります。海外とのやり取りでは時差もあるので、具体的な時間を伝えると誤解が起きにくいです。
相手への気遣いを忘れない
フォローアップはどうしても “催促” に見えがちですが、「確認のためにご連絡しました」という柔らかい姿勢で書くと、相手も気持ちよく対応しやすくなります。Have you had a chance to 〜? のような柔らかい表現を使うと、相手もプレッシャーを感じにくくなります。
どうしても急ぎの場合は、電話の可能性を軽く添える
本当に急ぎで返信が必要な時は、メールの最後にI will give you a call if I don’t hear back from you.のように “返事がない場合は、お電話することになります” と一言添えるのも効果的です。英語での電話が得意でない方や、電話を避けたい人も多いので、「電話が来るかも」と伝えるだけで返信が早くなることがよくあります。これは私自身の経験でも、かなり効果がありました。
まとめ
フォローアップメールは、ちょっとした言い回しを工夫するだけで、相手に気持ちよく伝わります。
I would like to follow up on ～ やHave you had a chance to ～？ のような表現を使えば、催促になりすぎず、自然に返信をお願いできます。
相手から返信がなく、「どう書けばいいかな」と迷ったときに、この記事がお役に立てばうれしいです。
