メールを送ったものの返事が来ないとき、英語でどうフォローアップするか悩むことがありますよね。ビジネスシーンでは、強い「督促」を避けつつ、相手にリマインドする必要がある場面もあります。
この記事では、押しつけがましくなく、感じ良く催促（フォローアップ）できる英語メールの例文 (ひな形) を中心に解説します。丁寧な表現を使うことで、相手に好印象を与えつつ、スムーズに返答をもらいやすくなります。
フォローアップメールの例文
まずは、基本のフォローアップメールを見ていきましょう。「フレンドリーで丁寧なメール」と「フォーマルで丁寧なメール」の2種類をご紹介します。相手との関係性に応じて使い分けてください。
フレンドリーで丁寧なフォローアップメール
【状況】：輸出者へ出荷スケジュールを確認するメールを送ったが、まだ返事がないためフォローアップする。
フレンドリーな口調ですが、ビジネスメールとしての丁寧さを保っています。
Hi David,
I hope you are doing well.
I wanted to follow up on my previous email regarding the shipping schedule. Have you had a chance to check on this? I would appreciate any updates when you have a moment.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Kenji
David様
お世話になっております。
先日のメールでお尋ねした出荷スケジュールについて、改めてご連絡いたしました。こちら、ご確認いただけましたでしょうか？お時間のあるときに、状況をお知らせいただけますと幸いです。
お返事をお待ちしております。
宜しくお願いいたします。
健司
参考 もしフレンドリーな印象を少し強めたい場合は、以下のような短縮形を使うこともできます。
- I hope you’re doing well.
- I’d appreciate any updates when you have a moment.
フォーマルで丁寧なフォローアップメール
【状況】：輸出者へ出荷スケジュールを確認するメールを送ったが、まだ返事がないためフォローアップする。
もう少しフォーマルな表現を使いたい場合は、以下のようなメールが適しています。
Dear David,
I hope this email finds you well.
I would like to follow up on my previous email regarding the shipping schedule. Have you had a chance to review this? I would appreciate it if you could provide me with any updates when you have a moment.
I look forward to your reply.
Best regards,
Kenji
David様
お世話になっております。
先日のメールでお尋ねした出荷スケジュールについて、改めてご連絡いたしました。こちら、ご確認いただけましたでしょうか？お時間のあるときに、状況をお知らせいただけますと幸いです。
お返事をお待ちしております。
宜しくお願いいたします。
健司
冒頭の挨拶
冒頭の一文は、利用シーンによって様々な表現が使えます。
| 利用シーン | 英語 |
|---|---|
| 一般的 | I hope you are doing well. |
| 一般的 (ややフォーマル) | I hope this email finds you well. |
| 相手の状況を気遣う | I hope you are having a great start to your day. |
| 相手の状況を気遣う | I hope you are having a great day. |
| 相手の状況を気遣う | I hope you had a great weekend. |
| 季節や時期に合わせる | I hope you are having a wonderful summer. |
| 日本語の「お世話になっております」に近い表現 | Thank you for your continued support. |
「～したいのですが」の3パターン
「I want to ～」、「I wanted to ～」、「I would like to ～」などがありますが、丁寧度の違いがあります。カジュアルとフォーマルの中間に位置するのが、過去形を使った「wanted to」です。日本語でも、例えば「ちょっとお伺いしたかったのですが (=今聞きたいけれど)」と過去形にして丁寧度を増す表現がありますね。
| 英語表現 | 意味 | 丁寧度 |
|---|---|---|
| I want to ～ | ストレートな表現。「〜したい」 | カジュアル |
| I wanted to ～ | 控えめで丁寧。「〜したかったのですが（今もそうです）」 | 中間 |
| I would like to ～ | もっとも丁寧。「ぜひ〜したいのですが」 | フォーマル |
柔らかく状況を尋ねる方法：「～する機会がありましたか?」
「Have you had a chance to ～ ?」 は、相手に状況確認をやわらかく尋ねる表現として、ビジネスでよく使われます。この表現は以下の2つの要素が組み合わさることで、押しつけがましくないフォローアップの表現になっています。
- 「Have you had (現在完了)」：過去の特定の時点ではなく、広い時間枠を含むため、圧迫感が少なく、より穏やかな表現です。
- 「a chance to」：これは相手に何かをする「機会」を尋ねる表現で、直接的な確認よりも控えめで丁寧な印象を与えます。
結局、「もう確認しましたか?」と直接的に尋ねるのではなく、「今まで～する機会はありましたか？」と婉曲に尋ねるた、やわらかい表現となります。
下記に、「確認する」のバリエーションも記載しました。
| 英語表現 | 意味 | 例文 |
|---|---|---|
| check on this | 確認する | Have you had a chance to check on this? |
| follow up on this | フォローアップする / 進捗を確認する | Have you had a chance to follow up on this? |
| review this | しっかり確認・見直す（少しフォーマルな印象） | Have you had a chance to review this? |
| get an update on this | 最新情報を得る / 進捗を確認する | Have you had a chance to get an update on this? |
お願い：「～していただければ幸いです」
「I would appreciate any updates when you have a moment.」は、「I would appreciate it if you could ～」 の簡潔な形で、丁寧ながらも少しカジュアルな表現になります。
「when you have a moment」を付けることで、相手を気遣うニュアンスが加わります。
まとめ
今日は、相手にプレッシャーを与えず、柔らかく督促するフォローアップメールの例文 (ひな形) をご紹介しました。フレンドリーとフォーマルなスタイルを使い分けて、よりスムーズなコミュニケーションを目指しましょう！
