ビジネスメールで箇条書きを使うと、情報を整理してわかりやすく伝えることができます。この記事では、「応用が利く箇条書きのひな形」 を中心に、シンプルな英語表現を解説します。
原因を究明するために箇条書きで手順を説明
さっそく、ひな形から見ていきましょう。製品の不具合が発生したシチュエーションです。貿易実務ではよく遭遇するケースだと思います。
箇条書きは基本的にbullet (箇条書きの点) や数字を使います。箇条書き内の文のスタイルも統一しましょう (例：全て動詞で始めるなど)。
【不具合】：エスプレッソマシンのスチームが弱く、ミルクが薄い感じがする
【メール】：イタリアのメーカー輸出担当者が、不具合の原因を究明するため、日本の輸入業者に以下のメールを送ったとの想定です。内容を確認しましょう。
Dear Kenji,
We are writing in response to your email about the possible defect of our espresso machine. To investigate the cause of the defect, please check the following:
・Ensure that fresh, cold, unadjusted milk is used.
・Ensure that no milk residue is attached to the steam nozzle.
・Ensure that the steam nozzle is purged to expel any remaining moisture before steaming.
・Ensure that the boiler temperature exceeds 90℃ before steaming (please note that you cannot brew espresso and steam at the same time).
If the issue persists, there may be a malfunction inside the machine. Please confirm the above points before proceeding further.
Best regards,
Giovanni
(日本語訳)
健司様
お世話になっております。
エスプレッソマシンの不具合 (の可能性) についてご返信いたします。不具合の原因を究明するために、下記点をご確認いただけますでしょうか。
・新鮮で冷たい、調整されていないミルクを使用しているか確認する。
・スチームノズルにミルクの残留物が付着していないか確認する。
・スチーミする前にスチームノズル内の水分を排出するために空ふかしを行うことを確認する。
・スチームする前にボイラーの温度が90℃を超えているか確認する（エスプレッソを抽出しながらスチームすることはできません）。
問題が解決しない場合は、マシン内部に不具合が生じている可能性があります。まずは、上記の点のご確認をお願いします。
よろしくお願いいたします。
Giovanni
コロン (:) の適切な使用
「following」の後にコロン（:）を使うのは、リストや箇条書きの前に適しています。コロンは、続く内容がリストや具体的な詳細であることを示します。
(例) Please review the following documents before the meeting:
・The purchase order
・The packing list
・The letter of credit
参考 セミコロンの使用 (;)
1) 関連する独立した節の区切り
セミコロンは、意味的に関連があるが独立した2つの文を繋ぐ際に使用されます。
(例) I went to the park; I met a friend there.
2) 複雑なリストの区切り
セミコロンは、リスト内の項目が複雑で、コンマが項目内の要素と混同される可能性がある場合に使います。
(例) The trip includes hotels in Tokyo, where we will stay for a week; in Yokohama, which is known for its beautiful waterfront; in Osaka, famous for its street food; and in Kobe, known for its high-quality beef.
旅行には、東京（1週間滞在予定）、横浜（美しいウォーターフロントで知られる）、大阪（ストリートフードで有名）、神戸（高品質な牛肉で知られる）のホテルが含まれています。
シンプルな確認依頼のフレーズ
「Please ～」を使った確認依頼のフレーズには丁寧さの違いがありますが、基本的には確認を依頼する意味です。
- カジュアルな確認依頼
Please check the following: - カジュアルな確認依頼
Please make sure of the following: - 少しフォーマルな確認依頼
Please confirm the following: - フォーマルな確認依頼
Please ensure the following:
参考 「followings」ではなく単数形の「following」を使います。また、「following points」という表現も可能です。
なお、「Please confirm ～」などを使った確認依頼は、丁寧さに違いはあれど、基本的に「次のことを確認してください」という意味で「Please check ～」、「Please make sure of ～」、「Please ensure ～」などにそれぞれ置き換え可能です。
一方で、「Just to confirm～」などを使った「念のための確認」のフレーズは、ニュアンスの違いにより以下の2つのグループに分けられます。
「Just to confirm / Just to verify」グループ（最終確認）
- すでに理解しているが、念のため最終確認をする場合に使う。
- Just to confirm, we are expected to provide one sample for each product for approval before mass production, right? And, the cost of sending the sample by air courier will be covered by your company, correct?
※すでに 「サンプルを作成すること」と「送料が相手負担であること」 についてほぼ確信しているので、「Just to confirm」を使い最終確認をしています。
「Just to clarify / Just to check / Just to make sure」グループ（理解が曖昧なための確認）
- まだ理解が曖昧なため、整理する目的で確認する場合に使う。
- Just to clarify, we are expected to provide one sample for each product for approval before mass production, right? And, the cost of sending the sample by air courier will be covered by your company, correct?
※「サンプル作成の有無」 や 「送料の負担者」 について理解が曖昧でまだ確信できていない場合、「Just to clarify」 を使って理解を明確にします。
「Just to confirm」については別のブログで詳しく紹介しています。
原因究明で使う「investigate」と「look into」の使い分け
不具合や問題の究明をする場合の、動詞は「investigate」や「look into」がよく使われます。どちらの表現も問題の調査や原因の究明に適していますが、文脈や調査の深さに応じて使い分けると良いでしょう。
- investigate
詳細で徹底的な調査を示します。技術的な問題や深い分析が必要な場合に使用します。
(例): We need to investigate the causes of the defect. - look into
問題や状況を簡単に検討することを示します。深い分析が必要な場合は「investigate」を使用します。
(例): We need to look into the problem to find out what went wrong.
まとめ
箇条書きを使うことで、情報をシンプルに整理し、わかりやすく伝えることができます。ひな形やシンプルな表現を活用して、ビジネス文書やメールでのコミュニケーションをさらに効率的にしましょう。
