メールを送ったものの返事が来ないとき、英語でどうフォローアップするか悩むことがありますよね。ビジネスシーンでは、強い「督促」を避けつつ、相手にリマインドする必要がある場面もあります。
この記事では、フレンドリーで丁寧なフォローアップメールと、フォーマルなフォローアップメールの例文を、緊急度に応じて使い分けながらご紹介します。
丁寧な表現を使うことで、相手に好印象を与えつつ、スムーズに返信をもらいやすくなります。
フレンドリーで丁寧なフォローアップメール
フレンドリーで丁寧なメールの例をご紹介します。状況に応じて、緊急度別に分けています。
フレンドリー 緊急度：低（通常のフォローアップ）
【状況】：輸出者へ出荷スケジュールを確認するメールを送ったが、まだ返事がないためフォローアップする。
フレンドリーな口調ですが、ビジネスメールとしての丁寧さを保っています。
- 「wanted to」の使用 → 控えめで丁寧だがフォーマルほど硬くない中間的な表現
- 「I would appreciate any updates」の短縮形 → 「I would appreciate any updates.」は、「I would appreciate it if you could ～」 の簡潔な形で、丁寧ながらも少しカジュアルな感謝を前提にしつつ、ややカジュアルで柔らかい依頼
- 「Looking forward to your reply」 → カジュアル寄りの前向きな締め
- よりフレンドリーにしたい場合 → 短縮形「I’d appreciate any updates」や「I hope you’re doing well」の使用
Hi David,
I hope you are doing well.
I wanted to follow up on my previous email regarding the shipping schedule. Have you had a chance to check on this? I would appreciate any updates when you have a moment.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Kenji
David様
お世話になっております。
先日のメールでお尋ねした出荷スケジュールについて、改めてご連絡いたしました。こちら、ご確認いただけましたでしょうか？お時間のあるときに、状況をお知らせいただけますと幸いです。
お返事をお待ちしております。
宜しくお願いいたします。
健司
フレンドリー 緊急度：高 (本日15:00までに返信希望）
【状況】：輸出者へ輸入通関に必要な原材料情報の確認依頼をするメールを送ったが、まだ返事がない。通関や納期が遅延する可能性があるため緊急にフォローアップする。
フレンドリーな口調を保ちながらも、至急情報が欲しいため、時間指定で返事を要求。
- 「wanted to」＋「urgently」の組み合わせ → 緊急性を伝えつつもフレンドリーさを維持
- 「Could you please provide ～ by 3:00 p.m.」 → Could you please は「I would appreciate it if you could」より直接的で丁寧だがややカジュアル
- 「Looking forward to your reply」 → 緊急でも柔らかさを残す
- フレンドリーさと緊急性のバランス → 短縮形「I hope you’re doing well」などを使うとさらに柔らかくなるが、多用すると緊急性や重要度が伝わりにくくなるので注意
Hi David,
I hope you are doing well.
I wanted to follow up urgently on my previous email regarding the raw materials details. Could you please provide the information by 3:00 p.m. Japan Time today? This information is really important to keep the customs clearance process on track, and any delay might cause us to miss the delivery deadline.
Looking forward to your reply.
Best regards,
Kenji
David様
お世話になっております。
先日お送りした原材料の詳細に関するメールについて、緊急のため改めてご連絡いたします。本日日本時間15:00までに情報をご提供いただけますでしょうか。この情報は通関手続きを円滑に進める上で非常に重要であり、遅れが生じると納期に間に合わない可能性があります。
お返事をお待ちしております。
健司
フォーマルで丁寧なフォローアップメール
フォーマルな口調のフォローアップメール例です。緊急度に応じて使い分けができます。
フォーマル 緊急度：低（通常のフォローアップ）
【状況】：輸出者へ出荷スケジュールを確認するメールを送ったが、まだ返事がないためフォローアップする。
もう少しフォーマルな表現を使いたい場合は、以下のようなメールが適しています。
- 「would like to」の使用 → 最も丁寧でフォーマルな依頼表現
- 「I would appreciate it if you could ～」 → 感謝を前提にした完全形、フォーマル度が高い
- 「I look forward to your reply」 → フォーマルな締め方
Dear David,
I hope this email finds you well.
I would like to follow up on my previous email regarding the shipping schedule. Have you had a chance to review this? I would appreciate it if you could provide me with any updates when you have a moment.
I look forward to your reply.
Best regards,
Kenji
David様
お世話になっております。
先日のメールでお尋ねした出荷スケジュールについて、改めてご連絡いたしました。こちら、ご確認いただけましたでしょうか？お時間のあるときに、状況をお知らせいただけますと幸いです。
お返事をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
健司
フォーマル 緊急度：高（本日15:00までに返信希望）
【状況】：輸出者へ輸入通関に必要な原材料情報の確認依頼をするメールを送ったが、まだ返事がない。通関や納期が遅延する可能性があるため緊急にフォローアップする。
フォーマルな英文で、至急情報が欲しいため、時間指定で返事を要求。
- 「would like to」＋「urgently」の使用 → フォーマルさを保ちつつ緊急性を強調
- 「I would appreciate it if you could provide ～ by 3:00 p.m.」 → 時間指定＋感謝を前提にした依頼、最も丁寧でフォーマル
- 「This information is essential ～」の強調表現 → 緊急性を説明的に補強
Dear David,
I hope this email finds you well.
I would like to follow up urgently on my previous message regarding the raw materials details. I would appreciate it if you could provide the information by 3:00 p.m. Japan Time today. This information is essential to avoid delays in customs clearance, and any delay could result in missing the delivery deadline.
I look forward to your reply.
Best regards,
Kenji
David様
お世話になっております。
先日お送りした原材料の詳細に関するメールについて、緊急のため改めてご連絡いたします。本日日本時間15:00までに情報をご提供いただけますと幸いです。この情報は通関手続きの遅延を避けるために不可欠であり、遅れが生じますと納期に間に合わない可能性がございます。
お返事をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
健司
冒頭の挨拶
冒頭の一文は、利用シーンによって様々な表現が使えます。
| 利用シーン | 英語 |
|---|---|
| 一般的 | I hope you are doing well. |
| 一般的 (ややフォーマル) | I hope this email finds you well. |
| 相手の状況を気遣う | I hope you are having a great start to your day. |
| 相手の状況を気遣う | I hope you are having a great day. |
| 相手の状況を気遣う | I hope you had a great weekend. |
| 季節や時期に合わせる | I hope you are having a wonderful summer. |
| 日本語の「お世話になっております」に近い表現 | Thank you for your continued support. |
「～したいのですが」の3パターン
「I want to ～」、「I wanted to ～」、「I would like to ～」などがありますが、丁寧度の違いがあります。カジュアルとフォーマルの中間に位置するのが、過去形を使った「wanted to」です。日本語でも、例えば「ちょっとお伺いしたかったのですが (=今聞きたいけれど)」と過去形にして丁寧度を増す表現がありますね。
| 英語表現 | 意味 | 丁寧度 |
|---|---|---|
| I want to ～ | ストレートな表現。「〜したい」 | カジュアル |
| I wanted to ～ | 控えめで丁寧。「〜したかったのですが（今もそうです）」 | 中間 |
| I would like to ～ | もっとも丁寧。「ぜひ〜したいのですが」 | フォーマル |
柔らかく状況を尋ねる方法：「～する機会がありましたか?」
「Have you had a chance to ～ ?」 は、相手に状況確認をやわらかく尋ねる表現として、ビジネスでよく使われます。この表現は以下の2つの要素が組み合わさることで、押しつけがましくないフォローアップの表現になっています。
- 「Have you had (現在完了)」：過去の特定の時点ではなく、広い時間枠を含むため、圧迫感が少なく、より穏やかな表現
- 「a chance to」：直接的でなく、控えめで丁寧な印象
結局、「もう～しましたか?」と直接的に尋ねるのではなく、「今まで～する機会はありましたか？」と婉曲に尋ねるた、やわらかい表現となります。
確認するバリエーション
「Have you had a chance to ～ ?」は、後半の動詞を変えることで確認のニュアンスを柔軟に調整できます。
| 英語表現 | 意味 | 例文 |
|---|---|---|
| check on this | 確認する | Have you had a chance to check on this? |
| follow up on this | フォローアップする / 進捗を確認する | Have you had a chance to follow up on this? |
| review this | しっかり確認・見直す（少しフォーマルな印象） | Have you had a chance to review this? |
| get an update on this | 最新情報を得る / 進捗を確認する | Have you had a chance to get an update on this? |
まとめ
今回は、返事が来ないときに役立つ英語のフォローアップメールの例文をご紹介しました。フレンドリーなメールからフォーマルなメールまで、ビジネス英語の場面に合わせて使い分けることで、相手に丁寧にリマインドできます。
緊急度や相手との関係性に応じて文章のトーンを変えるだけで、返信をもらいやすくなるのがポイントです。
